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Libérate de la tiranía de lo urgente

¿Es lo mismo urgente que importante?

He aquí una pregunta que encierra una clave fundamental de la productividad. Entendemos por urgente algo que debe ser hecho inmediatamente, mientras que algo importante es algo que tiene una gran repercusión.

La gran paradoja es que lo más importante no suele tener un plazo definido, mientras que las tareas más rutinarias sí que suelen contar con una fecha y hora concretas en la que deben estar completadas.

Voy a poner un ejemplo, llamar al banco para anular una domiciliación es urgente si nos van a pasar un recibo que no debemos pagar, pero ¿es importante? Aquí viene el aspecto subjetivo. Para muchos de nosotros, el que nos pasen un recibo indebidamente es muy importante, pero ¿lo es en realidad? La respuesta es que no. Aunque se trate de una tarea que debe llevarse a cabo, no deja de ser una tarea rutinaria y administrativa.

 

Si lo comparamos con grandes tareas que pueden tener una enorme repercusión positiva en nuestras vidas como por ejemplo impartir una conferencia, hacernos un chequeo médico o aprender un nuevo idioma, una simple gestión bancaria se queda pequeña.

Uno de los principales problemas de nuestra productividad es que tendemos a asignar un alto grado de importancia y, por lo tanto, a priorizar, aquello que es apremiante. Esto hace que nuestra lista de tareas diarias se llene de gestiones rutinarias que no nos permiten avanzar hacia las grandes metas que nos hemos marcado. Esta tendencia a priorizar tareas según su urgencia hace que dejemos de lado nuestras grandes metas.

 

¿Cómo vamos a avanzar hacia ellas si dedicamos todo nuestro tiempo a apagar los fuegos “urgentes” que surgen cada día?

Voy a poner un ejemplo práctico que nos concierne a todos. Nuestra salud. Imagina que te han tomado la tensión y que la tienes alta. Te has comprometido a ir al médico, hacer las pruebas necesarias e iniciar un tratamiento si es necesario. Se trata de una serie de tareas importantísimas porque de ellas puede depender tu vida, pero también se trata de algo que no tienes por qué hacer inmediatamente. Puedes hacerlo el mes que viene, o el siguiente incluso.

Es importantísimo, pero no es urgente. Por el contrario, reservar esa habitación de hotel para el fin de semana que vas a pasar en la playa es muy urgente, pero en absoluto importante. ¿Cuál de estas dos últimas tareas incluiríamos sin dudarlo en nuestra lista diaria? Lo más probable es que la segunda porque es la más urgente.

 

Alice Boyes, autora de “The Healthy Mind”, nos da tres claves para que logremos priorizar correctamente en función de la importancia y podamos evitar la tiranía de lo urgente:

Ya que las tareas importantes no suelen tener plazos concretos, pongámoselos nosotros. Esto hará que sea mucho más probable que las llevemos a cabo. Además, las tareas importantes suelen ser también las más complejas y aquellas que nos alejan más de nuestra zona de confort. Por esto es necesario reservar un periodo de tiempo generoso que nos permita enfocarnos en ellas con serenidad.

 

 

  • Identifica y gestiona la ansiedad

Cuanto más importante es una tarea, más implicación emocional tendrá para nosotros. Es muy probable que al arrancar con ese libro que siempre hemos querido escribir nos llenemos de dudas ¿estaré perdiendo el tiempo? ¿estoy a la altura? Tenemos que aceptar que lo importante va aparejado a las dudas y a las inseguridades y que debemos estar preparados de antemano para afrontarlo.

  • Emplea menos tiempo en tareas poco importante

Las tareas urgentes y poco importantes tienen una molesta tendencia a secuestrar la mayor parte de nuestro tiempo. Es hora de rebelarnos. Trata de limitar el tiempo que les dedicas.

 

Delega todo lo que puedas, usando un servicio como TaskMeNot, por ejemplo, para todo aquello que es rutinario y que realmente no requiere que te encargues personalmente. Priorizar correctamente puede marcar un antes y un después en nuestras vidas. Debemos aprender a dar protagonismo en nuestro día a día a las tareas realmente importantes. En cualquier caso, no te obsesiones, trata de incorporar mejoras paulatinas en tu día a día y dedica más y más tiempo a aquello que a medio y largo plazo te va a proporcionar una mayor recompensa. Rompamos con la tiranía de lo urgente.

Te regalamos una tarea para que pruebes el servicio. ¿A qué estás esperando? ¡Delega ya y que otro lo haga por ti!

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